Vous êtes dans l’obligation de choisir un logiciel de caisse mais vous ne savez pas comment sélectionner celui qu’il vous faut ? Laissez-nous vous aider. A travers cet article, nous tâcherons de vous aider à bien sélectionner votre prochain logiciel de caisse pour votre salon de coiffure.
Tout d’abord, il est souvent dit qu’avoir un logiciel de caisse est obligatoire pour tous les commerçants… c’est faux !
La loi de finances de 2018, et mise à jour le 30/12/2020 à travers le 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts, «impose seulement aux commerçants assujettis à la TVA et équipés de l’un de ces logiciels, qu’il soit (le logiciel) doté d’un système conforme à la certification gouvernementale». Cette dernière est obligatoire pour empêcher toute fraude.
Il existe quelques exceptions que nous vous laisserons trouver à travers les liens mis à votre disposition plus haut.
Alors qu’en est-il du choix du logiciel ? Nous avons trouvé bon nombre d’articles sur le sujet, mais pour la plupart, il s’agit simplement d’auto-promotion. Nous essaierons alors de vous aiguiller ici en toute neutralité.
Logiciel de caisse : les caractéristiques importantes
Pour sélectionner ce qui sera l’un de vos principaux outils de travail quotidien, il est important de prendre le temps d’étudier la question. Les fonctionnalités de ce type de logiciel sont nombreuses. Elles doivent être en adéquation avec ce que vous faites.
Ce logiciel doit vous permettre de répondre à sa principale promesse : gagner du temps.
De plus, pour qu’il soit conforme aux lois citées précédemment, il vous faudra sélectionner un logiciel de caisse possédant la certification NF 525.
Avec ces deux principales caractéristiques, vous devriez avoir les critères suivants en tête :
- L’interface du logiciel doit être ergonomique pour gagner un temps maximal et pour former le plus facilement possible vos coiffeurs.
- Le logiciel doit être connu et reconnu ! Cela paraît bateau, mais vous ne voulez pas de mauvaise surprise. Vous espérez une maintenance qualitative, une sécurité hors pair, mais aussi que ce logiciel continue ses mises à jour.
- Notez comment sont stockées vos données. En général, il s’agit d’un cloud. On parle ici des données bancaires de votre clientèle mais aussi des vôtres.
Les fonctionnalités importantes de votre logiciel de caisse
Au-delà des caractéristiques techniques, nous vous conseillons de mettre la main sur de l’équipement à forte valeur ajoutée à travers les fonctionnalités. Avoir du bon matériel vous permettra de faciliter votre comptabilité, votre organisation, et même plus !
De nombreuses offres proposent des solutions comme celles-ci :
- Caisse : tickets, facturation, encaissement, etc…
- Fiches clients : garder un oeil sur chacun.e de vos clients
- Marketing : gérer ses campagnes publicitaires (mails, courriers, sms, etc…)
- Stock : observer ses stocks pour ne jamais être pris au dépourvu
- Rendez-vous : prise en charge des rdv en ligne, des sms, etc…
- Managing : plannings, rdv, salaires, etc…
Si vous ne trouvez pas d’intérêt à accéder à toutes ces fonctionnalités, pourquoi ne pas vous tourner plutôt vers une offre plus simple mais gratuite ?
Logiciel de caisse : se tourner vers un logiciel gratuit ?
Parmi les nombreuses offres de logiciels de caisse, vous trouverez facilement certaines qui seront gratuites. Celles-ci ne sont pas à éviter comme la peste, comme certains aimeraient le faire croire. En revanche, il faut bien comprendre que vous n’aurez pas accès à autant de fonctionnalités qu’avec certaines offres payantes.
Cela dit, si vous n’aimez pas trop gérer votre commerce depuis un logiciel, cela vous ravira sans doute de ne pas avoir à débourser un centime ! D’autant plus qu’aujourd’hui, de nombreux logiciels de caisse gratuits sont également certifiés NF 525.
Les risques encourus en cas de non respect de la loi
Payante ou gratuite, dans tous les cas, il vous faut un logiciel de caisse aux normes ! Le risque encouru est bien sûr de taille conséquente si vous ne respectez pas cette règle. Il a même un chiffre : 7 500€.
Il s’agit bien d’une amende de 7 500 euros pour chaque logiciel ou système de caisse différent pour lequel vous ne pouvez pas justifier qu’il respecte les conditions de la loi actuelle (pas de norme NF 525).
En conclusion
Nous espérons vous avoir permis de mieux appréhender la question afin de faire un choix raisonné qui correspondra à vos besoins. Si vous avez des questions ou des retours d’expériences, n’hésitez pas à nous en faire part à travers la section commentaire.
